Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27). Она состоит из таблицы с регистрационными данными (на каждую официальную бумагу), строк с указанием количества документов и строк, где приводится общее количество листов в папке.
Взаимодействие с подразделениями
При выявлении ошибок примите меры, чтобы в последующем они не повторялись. Необходимо помнить, что:
- ответственность за организацию работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей (п. 1.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2019 № 44);
- номенклатура дел и опись дел структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения (приложения 23 и 26 к Правилам работы архивов организаций), который отвечает за документальный фонд своего подразделения.
Взаимодействие с подразделениями
При выявлении ошибок примите меры, чтобы в последующем они не повторялись. Службе делопроизводства необходимо помнить, что:
- ответственность за организацию работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей (п. 1.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2019 № 44);
- номенклатура дел и опись дел структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения (приложения 23 и 26 к Правилам работы архивов организаций), который отвечает за документальный фонд своего подразделения.
Где хранятся уголовные дела — Законники
Вместе с приятелем подозреваюсь по ст. 161, ч. 2, УК РФ («квалифицированный грабеж») следствие длится больше года, хожу под подпиской, а второй подозреваемый — в федеральном розыске. Потерпевший согласен на мировую. Можно ли прекратить дело на этом основании? Следствие будет длиться, пока моего приятеля не поймают?
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам:
- 7 доб. 987 (Москва и область)
- 7 доб. 133 (Санкт-Петербург и область)
- 8 доб. 652 (Регионы)
Это быстро и бесплатно!
1. Примирение в вашем случае может повлиять исключительно на смягчение наказания, но не на освобождение от уголовной ответственности.
Будучи следователем, отвечу однозначно (и других вариантов нет). Уголовное дело (целиком, полностью, без каких либо «уничтожений оправергнутых Судом документов») хранится в суде первой инстанции.
Материалы дела на какой-то период могут находиться в другом месте (к примеру истребованы вышестоящей судебной инстанцией) но в итоге все равно возвращаются в суд.
Некоторые копии документов уголовного дела действительно могут храниться в соответствующем деле оперативного учета в органе, осуществлявшем ОРД по данному делу, но это никакого значения не имеет.
1 ответ. Москва Просмотрен 63 раза. Задан 2013-05-22 11:16:09 0400 в тематике «Уголовное право» Для чего уголовные дела хранятся ?например закрытые дела,зачем их хранят? — Для чего уголовные дела хранятся ?например закрытые дела,зачем их хранят. далее
1 ответ. Москва Просмотрен 99 раз. Задан 2012-09-09 10:47:31 0400 в тематике «Другие вопросы» Как поступить в такой ситуации? помогите! (в) — Как поступить в такой ситуации? помогите! (в).
Во время презентации процедуры оформления биометрических паспортов журналистам было продемонстрировано, что снятие биометрических данных (отпечатков пальцев рук) для изготовления биометрического паспорта будет занимать максимум 15-20 минут.
Выдача биометрических паспортов в Украине начнется с 12 января, а бланк паспорта (нового образца) гражданина Украины для выезда за границу будет производиться в форме книжечки и состоять из 32 страниц с дополнительной степенью защиты.
Таких не берут в космонавты(в архивариусы) Ну а если серьезно, то закон у нас создан так что можно посадить любого невиновного, хотя вроде как он же(Закон) гуманный и можно обжаловать приговор в любое время (даже через 20 лет), ну мы тебе при этом не дадим ознакомиться с делом, вспоминай, мол, сам всё.
Защита подсудимого Москва от 60000 руб. Похожие вопросы
- Каков максимальный срок ведения уголовного дела? 11 Мая 2021, 14:08, вопрос №1633463 4 ответа
- Сроки передачи уголовного дела из районного суда в Мосгорсуд 01 Апреля 2015, 17:50, вопрос №671814 3 ответа
- Какой закон регламентирует сроки расследования уголовного дела? 08 Марта 2021, 20:33, вопрос №1564410 2 ответа
- Какие законы регламентируют сроки восстановления уголовного дела? 24 Октября 2021, 10:09, вопрос №1789810 1 ответ
- Сроки рассмотрения уголовного дела по ДТП с летальным исходом 24 Сентября 2021, 10:31, вопрос №1760232 1 ответ
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
2.1.1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.
2.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
2.1.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.
2.1.4. Полное оформление дел предусматривает:
— подшивку или переплет документов в дела ( п. 2.2);
— нумерацию листов в деле ( п. 2.3);
— составление внутренней описи документов дела ( п. 2.4);
— составление листа-заверителя дела ( п. 2.5);
— внесение необходимых сведений в реквизиты обложки дела ( п. 2.6).
2.1.5. Частичному оформлению подлежат дела временного хранения (до 10-ти лет включительно). Их допускается хранить в скоросшивателях, не проводит пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, внутренней описи и листа-заверителя дела не составлять.
2.5. Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4 )
2.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.
2.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе формата А4 по установленной форме ( приложение 2 ).
2.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии).
2.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
— наличие литерных листов и пропущенных номеров;
— номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).
2.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и сохранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Кадровая информация формируется в дела и передается на хранение в архив организации или (при ликвидации и в некоторых других случаях) в государственный архив.
Под формированием дел следует понимать группирование исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.
Ниже приведен порядок формирования дел:
- Чтобы не понадобилась дополнительная расшифровка, на обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:
- наименование организации (в полном виде);
- наименование структурного подразделения (в полном виде);
- номер дела (в соответствии с номенклатурой);
- заголовок дела;
- номера статей по срокам хранения в номенклатуре по перечню (при необходимости).
- В дело подшиваются:
- только оформленные и исполненные документы;
- один оригинал, за исключением нескольких случаев;
- изданные в одном календарном году.
- Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) требуется разделение на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, и, как правило, их подшивают в разные дела в зависимости от продолжительности хранения. Так, срок хранения приказов на отпуск — 5 лет, а распоряжений о приеме сотрудников на работу или увольнении — уже 75, поэтому их и определяют в разные папки.
Подшивка документов на предприятии
На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив. К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.
Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот. В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.
Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.
Сроки хранения документации в архиве
Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. Эти сроки напрямую зависят от типа документации:
• 75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу;
• 75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица);
• 20 лет хранится патентная документация на изобретения;
• 20 лет отлеживается документация, связанная с капитальным строительством;
• 20 лет архивируется документация, связанная с осуществлением конструкторской деятельности;
• 15 лет должны находиться на хранении различного рода научные труды и изыскания;
• 5 лет пребывает на хранении вся архивная документация организации, деятельность которой связана с сельским хозяйством;
• 5 лет находится на хранении различного рода документация, связанная с кино- и фотодеятельностью;
• 3 года – фото- и видеодокументация.
Когда сшиваешь документы нужно ли нумеровать опись
Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
- Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.
На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата
- Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
- Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.
В какое место дела нужно подкрепить лист – регистратор
По общему правилу лист – заверитель должен подшиваться к делу и являться его последним листом. Таким образом, готовое дело должно выглядеть следующим образом:
- Верхняя обложка
- Внутренняя опись
- Документы дела
- Лист – заверитель
- Нижняя обложка
Если вдруг по каким – то причинам лист не подкреплен, его размещают на верхней обложке, на внутренней стороне.
Стоит также отметить, что если лист – заверитель отсутствует в уже подшитом деле, то он составляется заново, ставится текущая дата составления и он прикрепляется к первой обложке с внутренней стороны.
|
Московская Фемида отказывает в праве на забвение людям из базы МВД
При выявлении ошибок примите меры, чтобы в последующем они не повторялись. Службе делопроизводства необходимо помнить, что:
- ответственность за организацию работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей (п. 1.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2019 № 44);
- номенклатура дел и опись дел структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения (приложения 23 и 26 к Правилам работы архивов организаций), который отвечает за документальный фонд своего подразделения.
В пределах своих полномочий осуществления методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях (кстати, необходимо проверить, внесена ли эта функция в положение) служба делопроизводства проводит переговоры, а потом и направляет руководителям подразделений, в делах которых обнаружились документы с различными сроками хранения, служебные записки о правильном порядке и схеме формирования дел (Пример 8). Если нарушений немного, то их перечисляют в тексте служебной записки, а если они существенные, то целесообразно их оформить в качестве приложения или отдельной схемы формирования дел (Пример 9).
Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника. В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:
- личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);
- об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
- кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
- прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).
Все их нужно упорядочить. Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах. Также указывают, где именно в деле их можно найти.
Как бухгалтеру правильно хранить и уничтожать документы
Кадровые документы, подшитые в дела, необходимо хранить в специально оборудованных помещениях с постоянным температурным режимом и достаточным количеством мест хранения (запирающихся шкафов, сейфов).
Для работы с документами в хранилище должны быть созданы нормальные условия: помещение оборудовано письменными столами, стульями, настольными лампами. Доступ к местам хранения запрещено загромождать мебелью.
Доступ в хранилище могут иметь только сотрудники отдела кадров, ответственные за хранение документов, и начальник отдела кадров. В течение рабочего дня ключи от шкафов и сейфов находятся у сотрудника, ответственного за хранение. В конце рабочего дня он обязан сдавать их дежурному сотруднику охраны под роспись.
Для ускорения поиска документов целесообразно располагать дела, строго соблюдая порядок индексов, предусмотренных номенклатурой дел. Индексы можно написать на корешках обложек дел. На дверце шкафа (сейфа) с внутренней стороны необходимо разместить копию номенклатуры дел.
Порядок работы с документами, находящимися на хранении, может быть закреплен в специальной инструкции. В ней определяют:
- каким образом, на какой срок и в какое время (дни недели, часы) могут быть выданы документы;
- где работать с ними;
- как их копировать;
- как делать выписки и др.
Инструкцию разрабатывает отдел кадров, а заверяют – его начальник и руководитель фирмы.
Порядок и сроки хранения документов установлены:
- Налоговым кодексом;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденный приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н;
- перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;
- правилами организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, утвержденными приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526;
- методическими рекомендациями Росархива от 19.07.2018 № б/н.
В последнее время в организациях расширяется электронный документооборот. Электронные документы также нужно хранить.
С первого января 2022 года обязательно надо применять ФСБУ 27/2021. Он установил следующие правила хранения документов бухгалтерского учета:
- хранить нужно подлинники документов;
- хранить нужно документы в том виде, в котором они составлены. Если документ составлен на бумаге, уничтожить его, предварительно переведя в цифровой вид для хранения, нельзя;
- документы и данные, содержащиеся в них, нужно хранить в РФ. Здесь же должны размещаться и базы данных бухгалтерского учета.
Обратите внимание: требование ФСБУ 27/2021 о хранении документов бухучета, содержащихся в них данных, а также о размещении баз данных на территории РФ, станет обязательным только с 1 января 2024 года (Приказ Минфина от 23.12.2021 № 224н).
Для передачи дел в архив документы надо правильно подготовить. Если под архив специально отведено помещение, к нему предъявляют особые требования (п. 2.16 правил, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
Архивное помещение должно быть удалено от остальных помещений организации — лабораторных, производственных, бытовых и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. От соседних помещений архив должен быть отделен несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов.
Через архивохранилище не могут проходить трубы водоснабжения и канализации, технологического или бытового вывода воды.
Архивное помещение должно быть достаточно освещенным и хорошо проветриваемым, чтобы обеспечить рециркуляцию воздуха, стабильный температурно-влажностный режим, очистку воздуха от пыли и посторонних примесей. Кроме того, архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.
Правила хранения документов закреплены на государственном уровне в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526.
По срокам хранения документы можно разделить на 3 группы:
- постоянного хранения,
- временного хранения свыше 10 лет,
- временного хранения до 10 лет.
Сроки хранения документов следует смотреть в типовых перечнях. Основным, использующимся в любой организации, является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных организаций, органов местного самоуправления и организациях, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Для того чтобы организовать хранение большого объема документов, в организациях создается архив – самостоятельное структурное подразделение, обеспечивающее сохранность документов длительных сроков хранения. При этом дела, имеющие срок хранения свыше 10 лет, передаются в архив не раньше, чем через год, и не позже, чем через 3 года после их завершения. Документы временного срока хранения до 10 лет в архив не передаются и хранятся в структурных подразделениях, в которых они были созданы.
Если организация не имеет возможности хранить документы по месту своего расположения, то она может заключить договор на депозитарное хранение с профильными организациями, которые будут самостоятельно следить за сохранностью документов и вовремя их уничтожать.